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La culture de l’amélioration continue s’impose lentement dans le secteur manufacturier nord-américain et de nombreuses entreprises sont sur le point de lancer leur premier événement Kaizen – une action (par exemple un atelier, un projet ou une session) dont le résultat est destiné à entraîner une amélioration progressive ou rapide d’un processus ou d’un domaine existant.

Martin Boersema, spécialiste en amélioration continue et ingénieur chez Shoplogix, explique : « L’objectif d’un événement Kaizen peut varier selon le résultat recherché. Qu’il s’agisse d’ajouter un tapis de sol dans un entrepôt, de rapprocher un carton d’un opérateur, de mettre en place un nouveau programme de formation ou de développer un système de livraison avancé, l’objectif final de votre événement Kaizen, qu’il soit à court ou à long terme, doit être d’impulser un changement positif au sein de votre organisation. »

Alors, comment mettre toutes les chances de votre côté ? Selon Martin, voici cinq conseils de pro qui pourraient vous aider à augmenter vos chances de réussite.

1) Évitez de résoudre les problèmes seul.

Pour identifier les points faibles d’un processus, il est préférable de consulter les personnes formées à cette tâche. Évitez d’avoir vos propres idées préconçues et écoutez plutôt l’avis des personnes en première ligne, par exemple un opérateur impacté par une machine à l’arrêt ou une machine sujette à des micro-arrêts. Cette approche collaborative permettra à l’équipe d’identifier collectivement la cause profonde du problème et de mettre en place des techniques améliorées. Commencez par interroger les employés sur les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien, comment ils les gèrent dans leur travail et quelles solutions ils jugent efficaces.

2) Adaptez vos attentes en conséquence

Un événement Kaizen isolé ne constitue pas une solution globale à un processus dysfonctionnel, et il est important de garder cela à l’esprit. « Parfois, le retour sur investissement n’est pas immédiat et l’impact sur le cycle du processus n’est pas toujours visible », explique Martin. Le chemin vers le succès est un processus continu, et il est essentiel de comprendre que la répétition de ces événements d’amélioration continue permettra, à terme, d’obtenir des résultats concrets.

3) Tenez compte de la durée de votre événement Kaizen

Bien qu’il n’existe pas de durée idéale pour un événement Kaizen, Martin explique qu’« une semaine peut avoir un impact considérable sur la production et n’est parfois pas pertinente », compte tenu des tâches et responsabilités des employés en atelier. Pour une première expérience réussie, un événement de deux jours est conseillé : le premier jour est consacré à l’analyse et à l’identification des axes d’amélioration , et le second à la mise en œuvre des changements indispensables. Cette stratégie dynamique permet de réaliser un test, puis de standardiser, pérenniser et formaliser les changements proposés.

4) Constituer une équipe de direction solide

La réussite d’un événement Kaizen repose sur un leadership efficace et une planification rigoureuse. Sans cela, les employés ne comprennent pas les attentes à leur égard, ce qui freine leur implication et leur capacité à proposer des idées d’amélioration. Martin suggère de « faire appel à des représentants compétents aux perspectives variées ». Lorsqu’au sein d’une cellule de travail, certains membres, comme des opérateurs ou des superviseurs, ont toujours procédé de la même manière, le recours à un intervenant extérieur, tel qu’un expert du domaine, pour animer les échanges, peut apporter un regard neuf.

5) Impliquez la direction directe

Selon Martin, une erreur fréquente consiste à ne pas informer les responsables de secteur d’une modification de processus ayant un impact direct sur leurs fonctions. Il est crucial de les tenir informés pour garantir le succès de votre événement Kaizen ; à défaut, votre proposition pourrait être abandonnée. Il est donc recommandé d’expliquer clairement à ces responsables les avantages globaux de l’événement et d’obtenir leur approbation en amont de la planification afin d’éviter tout blocage ou résistance.

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