Ce mois-ci, la discussion informelle « Demandez aux experts » de Shoplogix a examiné comment les fabricants sont contraints de s’adapter à une nouvelle réalité opérationnelle axée sur la protection de leurs employés tout en s’adaptant aux fluctuations de l’économie et des chaînes d’approvisionnement. Alors que les fabricants continuent de gérer les arrêts de production, la reconversion de leurs outils et la reprise de leur activité, leurs usines doivent également prendre en compte les nouvelles directives en matière de santé, de sécurité et de distanciation sociale, et évaluer leur impact sur leurs employés et leur entreprise.

Accompagnés de nos experts de Magna International et de Samuel, Son & Co., nous avons exploré comment ces fabricants de premier plan pilotent la gestion du changement au sein de leurs opérations afin d’optimiser la production et de mobiliser les employés en cette période sans précédent.

Visionnez ci-dessous l’intégralité de la discussion informelle « Redémarrage de la production : Meilleures pratiques de production en période de COVID-19 » .

Voici quelques points saillants de la conversation.

Nick Marchioli (expert en usine intelligente Shoplogix) :

Suite à la reprise de vos activités et à l’arrêt total ou partiel que vous avez connu, quels sont selon vous les principaux défis liés à votre main-d’œuvre interne, à la sécurité, à l’incertitude et aux coûts engendrés par ces impacts ?

Diego Castro (Directeur général adjoint, Magna International, Division Cosma, Modatek Systems) :

Magna a mis en place ce que nous appelons le guide « Smart Startup », qui a défini des normes. Nous avions une longueur d’avance en Chine, car ce sont nos usines chinoises qui ont rencontré le plus de difficultés lors de leur mise en service. Nous avons tiré des enseignements de leur expérience, et leurs homologues européens ont suivi. Ils ont tous partagé leurs expériences avec nous, et nous les avons compilées dans ce livre. Le plus grand défi a été de garantir la sécurité de nos employés. Tout devait être en place, et que se passerait-il en cas de cas critique ? Que faire ? Comment procéder au traçage des contacts ? Comment continuer à approvisionner nos clients, et dans ce cas, comment protéger nos employés ? Le télétravail s’est généralisé, avec un système de rotation des équipes.

Nick Marchioli :

Si vous deviez résumer vos propres incertitudes internes en matière de main-d’œuvre, l’impact aurait-il été un peu plus important à ce niveau qu’au niveau de la chaîne d’approvisionnement ?

Diego Castro :

Oui, nous consacrons beaucoup de temps à l’étude des protocoles. La première journée était entièrement consacrée à la compréhension de la traçabilité des conflits et des protocoles à suivre. Nous avons abordé tous les protocoles, le système d’étiquetage des équipes, et même l’utilisation des vestiaires. Nous avons créé des divisions au sein des cellules et modifié les méthodes de travail en production. Il y a donc eu beaucoup de travail, de formations et de présentations pour que les membres de l’équipe se sentent à l’aise et respectent la distanciation sociale.

Nick Marchioli :

Louis, de votre côté, puisque vos activités n’ont jamais vraiment cessé, comment avez-vous géré la pénurie de main-d’œuvre et l’incertitude des employés ? Cela a évidemment eu un impact, même avec la présence continue de vos employés. Quel rôle la communication a-t-elle joué pour que les employés se sentent à l’aise dans ce contexte ?

Luis Ponte (vice-président et directeur général Samuel, Son & Co.) :

Je dirais que la communication a été l’élément le plus important. Nous n’avons pas interrompu nos activités, mais nous avons évidemment constaté une baisse de la demande. Nous avons donc mis en place un système de rotation du personnel chaque semaine. Pratiquement tout le monde travaillait à domicile. Le nombre de personnes présentes au bureau était très réduit, et la communication est devenue essentielle. Nous avions déjà l’habitude d’organiser des réunions quotidiennes par équipe ; ces réunions ont été adaptées au contexte de la COVID-19. En tant qu’entreprise, nous recevions quotidiennement des informations de notre PDG sur nos nouveaux protocoles en matière d’EPI, que nous partagions avec tous les employés.

Nous avons renforcé les mesures d’hygiène et même mis en place un système d’horaires décalés pour les postes de travail afin de contrôler les entrées et sorties du bâtiment. Nous avons répondu très facilement aux questions des employés.

Nick Marchioli :

Luis, exigez-vous de vos fournisseurs et prestataires de la chaîne d’approvisionnement qu’ils documentent d’une manière ou d’une autre leurs mesures de sécurité en matière de préparation à la COVID-19 ?

Luis Ponte :

Oui, c’est l’une des premières choses qui se sont produites : certains de nos fournisseurs nous ont posé la question car ils avaient compris que nous allions rester ouverts. Une autre mesure que nous avons jugée essentielle a été d’interdire immédiatement tous les déplacements, même si, avant la décision du gouvernement, la plupart des frontières étaient encore ouvertes, ou même, à un moment donné, autorisaient encore certains échanges commerciaux. Nous avons suspendu tous les déplacements et toutes les interactions, tant avec nos clients qu’avec nos fournisseurs, ainsi que l’accès à nos locaux. Nous avons rapidement pris ces mesures, car nous étions convaincus de leur importance pour la sécurité de nos employés et de nos clients.

Je pense que les entreprises tireront des enseignements positifs de cette période et se demanderont si elles ont réellement besoin d’autant de communication en face à face qu’elles le jugeaient peut-être nécessaire par le passé. Or, ces trois derniers mois semblent démontrer que ce n’est pas le cas. L’activité se poursuit, les volumes augmentent et, même si nous traversons cette période sans interaction directe, le travail est bien fait.

Nick Marchioli :

Considérez-vous les procédures et protocoles de sécurité comme étant à long terme, à court terme, ou bien y aura-t-il une sorte d’approche hybride au bout de huit mois, d’un an ?

Diego Castro :

Oui, absolument. Cela va devenir une nouvelle façon de travailler. C’est un défi, notamment pour la conception des équipements et les interactions entre les personnes sur la chaîne de production. Désormais, nous devons respecter la distanciation sociale et définir les barrières nécessaires pour limiter les interactions. C’est un défi car les principes du lean management sont indissociables du partage des tâches. Il s’agit maintenant de trouver comment partager les tâches tout en garantissant la sécurité et en évitant la propagation du virus. Mais c’est possible. Et cela fera assurément partie intégrante de nos procédures opérationnelles.

Ce ne sont pas des mesures à court terme. Ces choses sont là pour rester, tout comme les lunettes de sécurité, les masques sont là pour rester.

Luis Ponte :

Je pense que l’utilisation de gel hydroalcoolique et d’autres gestes simples de ce genre seront des mesures à long terme qui permettront de déterminer si le port du masque deviendra une pratique courante sur le long terme. Je n’en suis pas certain. Il règne actuellement beaucoup d’incertitudes, car il n’existe pas encore de vaccin. Je pense qu’une fois le vaccin disponible, l’opinion publique évoluera.

Je pense que l’impact à long terme, que nous allons constater en tant que société, si un risque existe et que nous ignorons sa nature (voyez ce que la COVID a fait au monde), nous amènera à nous interroger. Nous devons être plus responsables dans notre mode de vie quotidien.

Nick Marchioli :

Je pense que nous sommes tous d’accord pour dire que les fabricants augmentent leurs coûts de production pour faire face à la situation, en raison de tous les protocoles de sécurité mis en place. Comment voyez-vous comment les entreprises compensent ces coûts ? Vos services internes vont se concentrer sur une automatisation accrue.

Diego Castro :

Oui, il y aura une augmentation des coûts, notamment en raison du temps consacré à la désinfection. Chaque membre de l’équipe devra s’y rendre à l’intérieur de la station. Nous perdons ainsi 5, 10 ou 15 minutes, selon la complexité de la tâche. Il nous faudra donc compenser ce temps perdu par des gains d’efficacité. Nous devons récupérer ces temps perdus et améliorer notre fonctionnement. L’automatisation jouera un rôle, pas à court terme, mais nous allons progressivement l’étudier.

Les fournisseurs ? Chaque année, vous cherchez à gagner en efficacité , et vous partez du principe que vos fournisseurs s’efforcent d’améliorer constamment leurs processus. Et qu’ils peuvent se permettre de réduire leurs coûts. Donc, dans tous les domaines, je suis convaincu que le taux d’utilisation de la main-d’œuvre augmentera, mais cela ne signifie pas que les salaires baisseront. Le marché est là, et nous devrons optimiser l’utilisation de la main-d’œuvre, tout en garantissant la sécurité. Des coûts supplémentaires ? Oui, tous les frais de désinfection supplémentaires.

Luis Ponte :

C’est le débat annuel entre fournisseurs, prestataires et clients sur les coûts, et chacun cherche constamment à les réduire. Je pense que c’est une pratique courante dans le monde des affaires. Du point de vue de l’efficacité, si j’aborde la question sous cet angle, et compte tenu de notre approche, on analyse toujours l’efficacité d’une usine et on recherche des pistes d’amélioration , parfois grâce à l’automatisation. Je pense que, dans le contexte actuel, le capital est un facteur limitant en raison de l’incertitude économique, mais si l’usine produit en grande quantité, l’automatisation sera évidemment une solution efficace.

L’autre approche que nous avons adoptée, qui n’est pas toujours prioritaire, concerne l’efficacité des processus au bureau. Il s’agit notamment de mesurer le temps de traitement et le nombre de personnes impliquées. Pouvez-vous quantifier ce temps, ainsi que celui du processus d’approbation ? C’est une démarche que nous avons commencé à mettre en œuvre récemment, et notre plan de retour au travail avec le personnel de bureau prévoit d’examiner attentivement cet aspect.

Nick Marchioli :

Quels conseils donneriez-vous à ceux qui souhaitent préserver leur activité dans un monde post-pandémique ? Quels sont les points essentiels à prendre en compte pour assurer la continuité de leurs activités en toute sécurité ?

Diego Castro :

Je dirais, tout d’abord, qu’après la pandémie, il faut éviter tout contact physique non essentiel. Privilégiez les échanges par ordinateur, par téléphone ou via ordinateur. Ensuite, je pense que les protocoles sanitaires sont utiles, ne serait-ce que pour freiner la propagation de la grippe ou du rhume. Je recommande de continuer à les appliquer, notamment le port du masque, surtout pour les personnes que je n’ai pas vues malades. Restez chez vous, télétravaillez et limitez la propagation du virus.

Alors, bien sûr, la distanciation sociale reste de mise pour le moment, et ce jusqu’à ce que nous ayons un vaccin.

Luis Ponte :

Je pense que l’aspect sur lequel je me concentrerais est davantage lié aux plantes. Quand on observe l’environnement d’un bureau et qu’on regarde qui occupe un box, généralement, ce box est attribué, dans la plupart des cas, à une seule personne, si cette personne y passe beaucoup de temps. Ce qui m’a vraiment fait prendre conscience de quelque chose, c’est que lorsqu’on gère une entreprise 24h/24 et 7j/7, on a du personnel d’entretien qui s’occupe des espaces communs.

Ces boutons manipulés par de nombreuses personnes, pendant des heures et des heures… Que faisons-nous réellement là ? Je ne pense pas que le secteur y était préparé, ni qu’il ait pris les mesures nécessaires. Et quand on parle de contamination, elle est bien présente. Je crois donc que l’un des enseignements à tirer de cette situation est…

Regardez la conversation complète ici.

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